Serviciile de arhivare și semnătura electronică: care sunt avantajele lor?

Depozitarea documentelor contabile, a contractelor și a actelor administrative este mai mult decât o provocare pentru companii.

Asta reprezintă o sarcină consumatoare atât de timp, cât și de resurse financiare. Dacă ești un antreprenor dornic de a optimiza gestionarea arhivei din cadrul organizației, informațiile din rândurile următoare îți vor fi, cu siguranță, de folos. Externalizarea sarcinii de gestionare a documentelor și apelarea la o echipă de specialiști în servicii de arhivare poate avea beneficii semnificative pentru organizația ta. Însă, cum anume te pot ajuta serviciile de arhivare și cum să alegi corect partenerii care se vor ocupa de documentele tale?

De ce sunt utile serviciile de arhivare?

În primul rând, trebuie menționat că păstrarea integrității documentelor personale, contabile, economice, sociale este o obligativitate legală, reglementată prin Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Există și alte motive pentru care ar trebui să acorzi mai multă importanță procesului de arhivare a documentelor. Acestea țin de optimizarea cheltuielilor, eliberarea spațiilor pline de dosare și utilizarea lor în alte scopuri, securitatea și integritatea datelor, dar și organizarea eficientă a acestora, în vederea identificării rapide.

Practic, ai nevoie de servicii de arhivare atunci când dorești să optimizezi procesul de gestionare a documentelor și să te asiguri că păstrarea lor este efectuată în mod corect și legal. Nu puțini sunt administratorii, managerii și antreprenorii ce au observat că au câștigat timp și că se pot concentra mai bine pe activitățile legate de dezvoltarea afacerii lor, odată cu externalizarea acestei îndatoriri.

Care sunt avantajele serviciilor de arhivare?

Indiferent că apelezi la servicii de arhivare a documentelor fizice sau la cele de arhivare electronică, echipa de specialiști te va ajuta cu soluții personalizate și adaptate la nevoile afacerii tale. Rolul lor va fi de a identifica documentele și de a le stabili apartenența la fondul arhivistic corespunzător, ulterior acestea fiind ordonate și grupate tematic, cronologic sau după termenele de păstrare menționate în Nomenclatorul Arhivistic. Actele identificate vor fi apoi inventariate și organizate în unități arhivistice numerotate și certificate. Procesul este unul anevoios și poate consuma mult timp pentru cei care nu sunt la curent cu toate aspectele legale, dar odată externalizat, experții au grijă ca totul să fie așa cum trebuie.

Semnătura electronică – esențială atunci când deții o arhivă electronică

Semnătura electronică este esențială în special atunci când optezi pentru serviciile de arhivare electronică. Aceasta îți permite să eficientizezi schimbul de documente, fiind echivalentul digital al semnăturii olografe și utilizată pentru a certifica autenticitatea documentelor electronice. Există mai multe tipuri – semnătură electronică calificată, semnătura digitală avansată, semnătura electronica simplă – iar dacă nu știi care este potrivită afacerii sau nevoilor tale, este important să ceri sfatul specialiștilor. Corect informat vei scuti bani, timp și energie.

Specialiștii în arhivare care au identificat nevoia clienților de a deține semnătură electronică, au dezvoltat servicii în acest sens și oferă soluții cu grad de siguranță ridicat care răspund regulamentului eIDAS(910/2014). Atât pe partea de organizare și păstrare a documentelor, dar și pe segmentul de eficientizare a schimburilor de documente la nivel intern și extern, există soluții rapide ce te vor ajuta să progresezi. Așadar, apelează cu încredere la serviciile de arhivare externalizate, oferite de către specialiștii autorizați.

• Tweet
• Pin It